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Diárias para Viagem | Aspectos básicos e conceituais do pagamento das despesas

Os empregados quando exercem suas atividades fora do estabelecimento da empresa efetuam gastos com deslocamento, alimentação, hospedagem etc., necessários à execução do seu trabalho, que são normalmente ressarcidos pelo empregador com o título de diárias para viagens.

Existem também outras formas de ressarcimento de despesas ao empregado que executa atividades fora da empresa, como ajuda de custo e reembolso de quilometragem. No entanto, focamos os aspectos básicos e conceituais do pagamento de despesas a título de diárias para viagem.

As diárias para viagem são valores pagos pelo empregador aos empregados, para cobrir despesas habituais e necessárias para a realização de serviços fora do estabelecimento da empresa, tais como alimentação, transporte, hopedagem etc. Para que haja o pagamento destas despesas é necessário que o empregado realize serviço externo, haja habitualidade, e não haja a necessidade de comprovação das despesas efetuadas.

Nesta hipótese, se o valor pago pelo empregador for maior que as despesas efetuadas, o empregado ficará com o excedente. Muito embora a legislação não exija a comprovação das despesas efetuadas, deve haver certa relação entre os valores pagos a título de diárias com os valores efetivamente gastos, não significando que os valores devam ser idênticos. Porém, não deve haver tal desproporção que possa caracterizar remuneração disfarçada de diárias.

O valor pago pelo empregador a título de diárias para viagem não integram o salário do empregado, desde que não exceda a 50% do valor do seu salário. No entanto, quando exceder a 50% do salário, passa a ter natureza salarial e integrar, pelo valor total, a remuneração do empregado para todos os efeitos legais, como afirma o artigo 457, § 1º, da CLT: “Integram o salário não só a importância fixa estipulada, como também as comissões, percentagens, gratificações ajustadas, diárias para viagens e abonos pagos pelo empregador”.

É oportuno lembrar, que, se o empregado deixar de realizar as atividades fora do estabelecimento, cessa a causa do pagamento, cessa também a obrigação do empregador, não se perpetuando o pagamento das diárias ao longo da contratualidade.

É procedimento recorrente também, o empregado comprovar as despesas através de notas fiscais, mesmo que superior a 50% do seu salário. Nesta hipótese o valor recebido não terá natureza salarial e, portanto, não integrará ao valor do salário.

A empresa poderá ainda adiantar determinado valor, para que o empregado tenha recursos mínimos necessários para gastos na viagem e, no retorno, por meio de prestação de contas, reembolsá-lo pelos gastos excedentes ou devolver, quando o gasto não atingir o valor recebido na forma de adiantamento. Neste caso, é necessário que a prestação de contas seja feita por meio de documento denominado 'Relatório de Despesas de Viagens' e a este documento, anexado todos os comprovantes de despesas.

Os valores pagos devem guardar critérios de razoabilidade, não visar pagamentos com pessoas sem vínculos com o empregador, ser correlatas ao local da prestação dos serviços e poder ser comprovados mediante documentação fiscal idônea.

Quanto à incidência de encargos é preciso ter critério na classificação dos pagamentos para não onerar a empresa pelo recolhimento indevido dos tributos ou pelo não recolhimento destes, que serão exigidos pelo fisco com acréscimos legais.

PAGAMENTOS	INSS	FGTS	IR
Diárias para viagem até 50% do salário	Não	Não	Não
Diárias para viagem superior a 50% do salário	Sim	Sim	Não
Reembolso de despesas de viagens	Não	Não	Não